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一、集中采购系统概述

通过集中采购系统建设专业化的采购组织,充分运用先进的互联网与移动通信技术,实现采购招标业务全过程的公开、公平、独立和公正。按照公开、平等、竞争、择优的基本原则选择供应商,纯洁专家队伍。

与传统采购方式相比,集中采购系统充分发挥信息技术优势,不但做到了便捷高效,而且更好地贯彻自由开放平等竞争的市场机制。

二、集中采购系统功能模块

集中采购系统包括采购计划编制报批、采购任务分批、采购方案立项、招(议)标采购、询价采购、单一货源采购、零星采购、紧急采购、竞价采购、采购合同订立以及供应商管理、采购目录管理、采购价格管理等模块。

(一)采购计划

实现采购计划的编制、申报、审批,合并、拆分等业务;

采购计划员可以手工编制采购年度计划、季度计划、月度计划,也可以直接从项目管理系统或者ERP系统导入;

采购员可以将项目部申报的采购计划按照物资类别进行拆分形成多个计划,也可以将各个项目部申报的同一时期同类物资采购计划进行合并形成集中采购计划;

采购员编制完成采购计划后,申请采购经理审批通过后可以进一步上报上级采购部门;

采购经理和上级主管部门可以在线审批采购计划;

采购经理可以监控所有采购任务的执行进展情况,督办采购员按时完成采购任务,采购员无法完成采购任务时可以调配采购任务给其他采购员,采购过程出现异常时可以暂停、取消采购任务。

(二)采购方案

采购员根据采购制度要求选择合适的采购方式,拟定邀请参加投标的供应商名单、制定工作事项时间计划等,并报主管领导与相关部门核准。

采购员可以根据招标项目的实际情况选择招标、询价、竞争性谈判、单一货源、竞价、零星、紧急等任一种合适的采购方式;如果采用招标方式,则可以进一步选择公开招标、邀请招标或公开邀请混合方式招标。

(三)招标

实现在线招标公告或邀请、报名、资审、公告、招标文件编制报批、发标、答疑、变更、投标、开标、澄清、评标、公示质疑、定标通知等业务。

招标人可以在纪律人员监督下输入解密密码或通过CA由供应商远程解密打开投标文件时,评委才能看到投标文件内容。

评标可以选择最低价法、综合评估法、性价比法等评标方法进行评标,评标标准可以根据招标企业的实际情况设定评审因素、评审标准、权重等,评委可以按专业和人数进行随机抽取并规避,必要情况下人工调整。

(四)询价

实现询价文件编制报批、询价、答疑、变更、报价、澄清、比价、谈判、定价以及成交结果通知等业务。

(五)投标

投标人通过网络在线与手机APP相结合的互动方式完成投标过程:注册、查看资审公告、投标报名、下载招标文件及变更、提问、投标、开标、查看中标通知等。

(六)采购合同

采购合同的功能主要是洽谈、起草、会签审批、签署与归档采购合同。

(七)供应商管理

建立供应商在线征集、注册、资质审查、准入审核、考察评估、业务全过程记录跟踪、履约评价、分级的竞争择优管理体系,实现供应商管理的规范化、统一化,并实现供应商信息的有效共享。

(八)采购价格

实现采购过程中的市场价格、预算价格、投标价格、谈判价格、签约价格、入库价格与结算价格的自动收集,建立市场价格与采购价格的持续积累与使用机制。

(九)专家管理

建立专家在线征集、申请、准入审批、抽取规避、在线评标、考评奖惩的去伪存真、反腐倡廉、奖优汰劣的专家库管理体系。

三、集中采购系统优势

(一)降低采购成本

1.通过区域内集中采购,提高采购规模,获得与生产商和高级别经销商的谈判资格,直接降低采购价格。

2.通过在线征集供应商,以及集团区域内共享供应商资源,打破参与投标供应商的地域性与稀缺性,使采购招标充分竞争成为可能。

3.采用多轮招标与商务谈判,大大提高竞争的激烈程度,从而直接降低采购价格。

4.通过集中采购管理系统,可以远程进行发标、开标和评标工作,采购工作成本大幅降低。

(二)提高采购快速响应能力

通过集中采购系统,大幅度压缩采购招标周期,提高了采购部门的快速响应能力。

(三)提高采购决策管理水平

采购决策中所需的数据信息自动收集,信息丰富、及时、准确,采购决策果断可靠。

(四)实时远程管控

集团总部可以远程、实时监控下属单位的采购过程和结果,上级可以查看到全部下级单位的采购过程和结果。对于采购过程中的问题,可以及早发现并提出整改,降低采购风险和成本。

(五)过程规范透明

所有采购业务都在系统内按照规定的流程完成,做到有迹可循、有据可查。

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