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一、化工行业企业采购特点

传统化工企业对采购管理上的重视程度普遍不高,同时鉴于技术上的多样性和复杂性,在内部与外部的信息交换上存在诸多不足,造成企业的采购现状存在较多的问题。

(一)采购计划的不准确导致采购成本过高

采购人员主要凭借经验制定的安全库存系数通常过大,致使非必要的库存过多,导致采购成本过高。内部与外部信息交流不畅通,导致采购计划基本不能按照供应链成本上的节约原理,购买时间并不是在适当的时机,也就无法考虑节约供应商在物流的成本,以至于供应商所能提供的价格高于其最低的价格。

(二)难以制定有效的采购战略

采购计划主要需要按照生产与维修部门的需求制定,采购与仓库管理作出的反应相对被动。而市场上的最新的产品、技术和工艺等往往无法及时的反馈到维护和生产部门,因为采购计划性的薄弱,市场信息的交流不畅,所以也就无法形成有效的采购战略。

二、化工行业企业采购痛点

(一)化工企业传统采购效率低下

由于产品需求不稳定性,在编制和发布采购计划清单、汇总报价等方面工作量巨大,手工进行数据汇总和分析,效率低下费时费力,清单繁杂统计不易。

(二)采购订单的交付情况复杂多变

送货与到货多方协作,无法有效进行协同,信息不一致将直接影响对账结算。营改增以来,进项与销项税主体不统一将给企业带来新的管理风险。

(三)企业各部门无法有效的协同,制定采购战略

由于供应商寻源范围的限制等原因,往往市场上最新的产品、技术和工艺等无法及时的反馈到采购方,而企业自身采购需求分散,物料难以统一,传统采购方式技术相对单一,过于依赖于个人经验及能力。

(四)企业管理层对价格控制缺乏有效的决策依据

导致采购成本居高不下,企业领导无法从源头进行管理,很难实现按需采购,按需结算,无形中增加了企业的税务负担。

三、化工行业采购管理系统解决方案

明信阳光采购管理系统,包含工作流程审批、供应商管理、询比价管理、招投标管理、竞价管理、协议采购、目录采购、合同和订单管理、库存管理、收发货管理、付款管理等功能模块。

供应商管理模块:包含了供应商准入、考核、信息维护、查询、统计、日常考评、报价范围设置、资质证书上传和维护、证书有效期预警等功能。

询比价管理模块:通过系统向指定供应商发布询价信息,随时查询供应商报价情况,自动比较所有供应商的报价,可对采购物资选择采购方式,对物资选择指定采购人员。

招投标管理模块:采购商可以通过系统编制标书或者导入项目信息,具有编制招标公告、投标要求,发布招投标邀请并查看报名情况,查看保证金和标书费支付情况,远程视频技术交流,发布中标公告等功能。

竞价管理模块:通过系统向指定供应商发布竞价信息,随时查询供应商报价情况,自动比较所有供应商报价,在规定时间内供应商可以不断修改自己的报价,并且能够看到自己在所有供应商中的报价排名。

合同和订单管理模块:能够按照中标信息及自定义的合同模板,自动生成电子合同,进行汇总、保存和管理。支持CA认证、电子签名、签章。

库存管理模块:对企业物资的进销存进行管理,包含物资入库、出库、退换货、报损等功能。

收发货管理模块:供应商中标之后,根据合同或订单,来安排发货,形成送货单,采购商收到送货单,根据合同或订单来进行货物验收和入库。

付款管理模块:由采购员根据合同和收货情况,向财务提交付款申请,通过审批,财务付款,系统记录每次付款的进度。

四、化工行业采购管理系统应用价值

以 “简洁、高效、规范、阳光”为目的,利用互联网、云计算、电子公章、远程加密、云视频等技术,建设一套服务于采购企业和供应商的采购管理系统,最大限度降低采购企业和供应商在差旅、通信、人力等方面的费用支出,实现对采购业务的事前审批、事中监管、事后核查的企业全采购流程管理。

通过加强源头管理,实现按需采购,按需结算,降低和控制企业税务负担,通过信息化手段助推采购业务流程的优化,将所有采购业务纳入系统统一运行管理。满足准确、精益、高效的业务运行要求。充分发挥“物资管理规范化、企业采购流程化、合同管理自动化、供应商高效协同”的管控职能,实现流程统一、过程受控、全程在案、结果公开、永久追溯的建设目的。

五、化工行业典型客户

山东汇东公司

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