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一、合同管理系统概述

明信阳光合同管理系统主要实现三方面的功能,一是采购合同的生成、编辑、发布及确认;二是实现采供双方在合同执行过程中的在线协同,确保采购标的的及时交付;三是形成合同档案,进行采购数据的统计分析,为企业后续采购行为提供决策依据,发挥系统的管理功能。

二、合同管理系统功能模块

(一)合同编辑

根据前期各业务模块形成的确标书内容,结合用户事先定义的合同模板,自动抓取中标供应商、中标物资明细、中标单价、中标金额等数据信息,快捷高效的生成电子版合同文本,打印后由采供双方签订后生效执行。

(二)发货通知

供应商收到合同后进入执行环节,根据合同约定内容或采购方下达的采购订单,编制发货计划,更新发货时间、发货明细、发货数量、物流运输信息、预计送达时间等。

(三)到货验收

采购方使用部门/库存管理人员对送达的物资进行验收,并在系统中更新收货明细、数量、质量。

(四)付款申请

采购方进行收货操作后,供应商开具发票并通过合同管理系统上传电子发票,采购方职能管理部门进行对账结算,并向财务部门提交付款申请。

(五)付款执行

采购方根据管理部门提交的财务申请及企业相关制度、资金状况执行付款,并通过合同管理系统更新付款进度数据。

(六)合同执行评价

采购方各部门对供应商在合同执行过程中的实际表现予以评价,评价结果推送到供应商管理系统,形成供应商考评记录。

(七)统计分析

对历史合同进行多维度统计分析,为企业采购政策制度制订、采购执行、供应商管理、财务管理提供数据支撑。

三、合同管理系统优势

支持采购方自定义多个合同模板,根据中标物资所属类别,选择相应模板,快捷生成电子合同文本。

支持采供双方在线协同,对合同文本进行修改、定稿。

支持合同审批流程自定义。

如采供双方均已完成CA电子认证,采购平台支持直接签订电子合同(与签字盖章的纸质合同具备同等法律效力)。

支持多维度对账结算,高效实现按合同、按验收单、按物资明细进行验收、对账。

支持对历史合同按照时间周期、中标供应商、中标物资等多种数据进行统计、查询。

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